При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

ТК РФ не регламентирует, как именно работодатель должен извещать сотрудников о составных частях зарплаты. А значит, в организации может быть установлен свой порядок извещения.

Расчетный листок может быть выдан на «бумажном» носителе, а может быть направлен сотруднику в форме электронного документа. По мнению Минтруда, это не противоречит ст. 136 ТК РФ о порядке, месте и сроках выплаты зарплаты.

Порядок извещения работника о составных частях заработной платы работодателю рекомендуется закрепить в локальном акте, определяющем форму расчетного листка, если:
- зарплата перечисляется на банковские карты (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1);
- расчетный листок направляется по электронной почте.

В судебной практике уже встречался подход, допускающий возможность в электронной форме извещать работников о составных частях зарплаты.
Если работодатель вовсе не предоставит расчетные листки сотрудникам, он нарушит трудовое законодательство. Юридическому лицу за такое нарушение грозит штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.