Федеральное архивное агентство приказом от 20 декабря 2019 г. N 236 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Приказ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Новый Перечень имеет 12 разделов:

– Организация системы управления;

– Планирование деятельности;

– Финансирование, кредитование деятельности;

– Учет и отчетность;

– Международное сотрудничество;

– Информационная деятельность;

– Трудовые отношения;

– Кадровое обеспечение;

– Материально-техническое обеспечение деятельности;

– Административно-хозяйственное обеспечение деятельности;

– Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций;

– Социально-бытовые вопросы.

Увеличился срок хранения для следующих кадровых документов:

график отпусков — три года (ранее один год);

книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — пять лет (ранее один год).

Уменьшили срок хранения следующих документов:

документы о дисциплинарных взысканиях – три года (ранее пять лет);

документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – пять лет (ранее постоянно);

книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет (ранее постоянно).

Для ряда документов срок хранения стал зависеть от законченности по данному документу делопроизводства. Например, если делопроизводство по документу закончилось до 1 января 2003 года, то его необходимо хранить 75 лет, если после 1 января 2003 года – 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников.

Появились новые правила хранения для отдельных видов документов. Уведомления, предупреждения работников необходимо хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – один год. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) теперь хранят 45 лет.

В связи со значительными изменениями в наименовании и сроков хранения рекомендуется районным и первичным (территориальным) организациям профсоюза утвердить новую номенклатуру дел.

Источник: КонсультантПлюс