В связи с переходом с 1 января 2020 г. на электронные трудовые книжки работодателям предстоит вести и бумажную и электронную трудовые книжки, внести изменения в локальные нормативные акты, ежемесячно подавать сведения в ПФР и др.

Решить за работников, что в учреждении будут вестись исключительно электронные трудовые книжки, нельзя. Каждый работник делает выбор сам.

Что делать работодателю:
1. Проверить «трудовую историю» работника, исправить в трудовой книжке неверные записи или внести недостающие.
2. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективный договор: если в документе упоминается словосочетание «трудовая книжка», дополнить его фразой «сведениями о трудовой деятельности».
3. До 30 июня 2020 года уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве и возможности выбрать один из вариантов дальнейшего ведения трудовой книжки. Форма уведомления законом не установлена. 

Правовой инспектор комитета республиканской организации  Профсоюза предлагает для использования форму, в которой есть и образец заявления работника о выборе трудовой книжки. Уведомление необходимо подготовить в двух экземплярах, в которых работник ставит подпись об ознакомлении. Один экземпляр остается у работника, второй — у работодателя.
4. Начиная с 1 января 2020 года, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод) подавать форму СЗВ-ТД в ПФР.
5. Работник может реализовать свое право выбора в срок по 31.12.2020 включительно. Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную книжку, бумажная книжка с соответствующей записью выдается на руки. После этого работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение, а в книге учета движения трудовых книжек ставится соответствующая отметка.
6. В случае, если работник до 31 .12.2020 года не определится с видом трудовой книжки, то работодатель продолжит вести его бумажную трудовую книжку.
7. На тех работников, кто впервые начнет свою трудовую деятельность после 31.12.2020 года, работодатель сразу оформляет сведения в электронной форме. Такие работники не застанут привычного формата трудовой книжки.

Образцы необходимых документов можно взять в правовой инспекции республиканской организации Профсоюза.