Составляем график отпусков на 2024 год

До 15 декабря все организации должны составить график отпусков на 2024 год. Чтобы составить график отпусков на 2024 год:

- Сначала определите, кого из сотрудников в него включить.

 -После этого посчитайте остатки отпуска по каждому работнику и соберите от них пожелания по датам отпусков.

-Составьте проект графика.

-После того, как утвердите документ, ознакомьте с ним сотрудников.

• Определите, кого включать в график:

В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в учреждении. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график отпусков (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Отдельным категориям сотрудников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 123 ТК). Таких сотрудников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска.

Включите в график отпусков и внешних совместителей, но нужно уточнить, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту.

Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период, не советуем. График без дат - нарушение порядка заполнения формы графика.

• Посчитайте остатки отпуска:

Не использованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на следующий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 01.03.2007 № 473-6-0. Рекомендуем отпуск за прошлый год указывать в графике, поскольку не предоставлять отпуск два года подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК). Такой подход позволит запланировать, чтобы сотрудник использовал отпуска за прошлый и текущий годы последовательно, и не допустить нарушения закона.

• Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков:

В общем случае учитывать мнение сотрудников, когда составляете график отпусков, вы вправе, но не обязаны. Исключение составляют отдельные категории сотрудников. Например, сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет. Однако организации выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.

Чтобы учесть пожелания сотрудников, до составления графика, запросите у них информацию о планируемых датах отпусков.

Разошлите каждому работнику уведомление с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска в произвольной форме. В уведомлении пропишите, до какого числа они должны предоставить вам информацию.

Попросите сотрудников указывать количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.

Решение о разделении отпуска на части должно быть обоюдным и подтверждено документами. Свои пожелания по разделению отпуска сотрудник должен указать в заявлении (ст. 125 ТК). Тогда в графе «Примечание» графика укажите реквизиты заявления. Другой вариант – дополните график отпусков дополнительной графой, в которой пропишите, что сотрудник согласен с разделением отпуска на части.

• Составьте проект графика:

После того как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Вы можете оформить график как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали сами.

• Подпишите и утвердите график:

Прежде чем утвердить график, направьте его проект в профсоюзный комитет (представительный орган работников) (ст. 372 ТК). В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика Профсоюз обязан направить работодателю свое мотивированное мнение. Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо придется провести дополнительные консультации. Заполненный график отпусков утвердите .

Утвердите график отпусков на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его начала. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Поэтому безопаснее утвердить график до 15 декабря 2023 года включительно.

После того, как утвердите график отпусков, документ обязателен к исполнению как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК).

• Ознакомьте сотрудников с графиком:

Знакомить сотрудников с графиком отпусков закон не требует. Оштрафовать за это ГИТ не сможет. Однако, чтобы избежать проблем с проверяющими, можете дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – укажут дату ознакомления с графиком.

Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда сотрудники используют отпуск, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК).

Внимание:

За отказ исполнять график отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника к дисциплинарной. Это подтверждается судебной практикой.

О.В.Левченко, Главный правовой

инспектор Барнаульской городской организации