Обязанность по оформлению графика отпусков вытекает из части первой ст. 123 ТК РФ. Согласно этой норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). 

На портале "Онлайнинспекция.РФ" можно встретить разъяснения, согласно которым может создаваться как единый график отпусков для всей организации в целом, так и отдельные графики по структурным подразделениям. Однако в письме Роструда от 15.02.2021 N ПГ/01488-6-1 в ответ на аналогичный вопрос чиновники указали, что график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации.

Форма графика отпусков

Трудовое законодательство не устанавливает требований к форме графика отпусков. Утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 форма N Т-7 с 1 января 2013 года не является обязательной для применения. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить форму графика отпусков или утвердить в качестве применяемой форму N Т-7.

Если работодатель применяет форму N Т-7, то в графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 - запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Проставлять в графике дату окончания отпуска не требуется. Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника разделен на части, в графике путем заполнения нескольких строк отражаются продолжительность и дата начала каждой части отпуска. Графы 7 - 9 заполняются по факту.

Согласование графика отпусков

В силу части первой ст. 123 ТК РФ работодатель утверждает график отпусков с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В соответствии с частью первой ст. 372 ТК РФ работодатель направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации. 

Что же касается пожеланий самих работников, то закон не предусматривает обязанности ни по согласованию графика отпусков с каждым работником в отдельности, ни даже по учету их мнения при составлении этого документа (определения Красноярского краевого суда от 07.09.2020 N 33-9143/2020, Самарского облсуда от 11.02.2020 N 33-1923/2020, Ленинградского облсуда от 21.02.2018 N 33-1123/2018, письмо Минтруда России от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17854, ответы Роструда). Следовательно, пожелания работников могут быть учтены, однако обязательными для работодателя они по общему правилу не являются*(1).

Исключение должно быть сделано для работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время. Пожелания таких работников относительно сроков предоставления им отпуска должны быть учтены при составлении графика отпусков (см. письма Минтруда России от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17854, от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786, от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439).

Сроки утверждения графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года. Однако в зависимости от того, включать ли в указанный срок сам день утверждения графика, последний день, когда может быть утвержден график отпусков, определяется по-разному: это будет или 17, или 18 декабря.

По мнению Минтруда России, крайним сроком утверждения графика отпусков является 17 декабря (письмо от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). Аналогичные разъяснения в своих консультациях приводят и специалисты Роструда. В судебной практике имеются примеры привлечения работодателей, утвердивших график отпусков 18 декабря, к административной ответственности (решения Ульяновского облсуда от 23.06.2016 N 7-202/2016, Мелекесского райсуда Ульяновской области от 08.11.2019 N 12-1-40/2019, Балашовского райсуда Саратовской области от 02.07.2020 N 12-29/2020). Поэтому рекомендуем принять соответствующий документ до 17 декабря включительно.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Требование об ознакомлении работников с графиком отпусков напрямую в законодательстве не прописано. Тем не менее, на практике широко распространена точка зрения о том, что такая обязанность на работодателя все же возложена частью второй ст. 22 ТК РФ, предписывающей знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами. На необходимость довести график отпусков до сведения всех работников Роструд также указывает в письме от 24.12.2020 N ПГ/59245-6-1.

Поскольку никаких требований к порядку ознакомления работника с графиком отпусков нет, работодатель может выбрать удобный ему способ. Например, предусмотреть в графике соответствующую графу или сделать отдельный лист ознакомления с графиком.

Напомним, что в силу части второй ст. 312.3 ТК РФ ознакомление с графиком отпусков дистанционного работника может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи любого вида или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником документа в электронном виде.

Всех ли работников необходимо включать в график отпусков?

На практике нередко можно встретить утверждение о том, что в график отпусков должны быть включены все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент составления графика.

Тем не менее, в отношении конкретных случаев многие специалисты не столь категоричны. Например, распространена точка зрения об отсутствии необходимости включения в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Очевидно, что ту же логику можно применить и в случае нахождения работника в иных продолжительных отпусках (без сохранения заработной платы, длительном отпуске педагогического работника).

Представлена на практике и позиция, согласно которой в график можно не включать работников, подлежащих сокращению в начале года, если они не смогут воспользоваться отпуском. Такой подход также можно распространить и на иные случаи, когда заранее известно, что трудовые отношения будут прекращены в течение года и к этому моменту у работодателя не возникнет обязанности предоставить работнику отпуск. Например, когда речь идет об истечении срока трудового договора (особенно, если договор был заключен менее чем на 6 месяцев, в связи с чем согласно части второй ст. 122 ТК РФ у работника вообще не возникает права на использование отпуска).

Однако в любом случае решения о невключении таких работников в график будут спорными. Кроме того, возможно возникновение ситуаций, когда обстоятельства, обуславливавшие невключение работников в график, исчезнут в течение календарного года. Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, может в любой момент его прервать. Работодатель может отменить или отложить сокращение или у него появится вакансия, на которую будет переведен сокращаемый работник, в результате чего с ним не будут прекращены трудовые отношения. Срочный трудовой договор может быть при определенных обстоятельствах продлен или трансформирован в бессрочный. Во всех этих случаях у работодателя может появиться обязанность по предоставлению работнику отпуска в том календарном году, в график отпусков за который работник не включен.

В связи с этим целесообразно включение вышеупомянутых категорий работников в график отпусков. Причем, если включенный в график и затем уволенный работник в дальнейшем будет снова принят на работу, обязанности по соблюдению сроков предоставления отпуска, зафиксированных в графике в период действия предыдущего трудового договора, у работодателя не возникает.

Тем не менее, невключение некоторых других категорий работников в график оптусков не должно рассматриваться в качестве нарушения. Во-первых, речь идет о работниках, в отношении которых у работодателя вообще за весь календарный год не возникнет обязанности по предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска. Такая ситуация может возникнуть из-за того, что отпуска работникам предоставляются за рабочие годы, а график отпусков составляется на календарный. Обязанности предоставлять работнику отпуск в каждом календарном году у работодателя нет. 

Однако и в такой ситуации во избежание претензий со стороны контролирующих органов можно включить фамилию работника в график отпусков, указав в примечании, что отпуск в соответствующем календарном году у работника не запланирован.

Во-вторых, представляется бессмысленным включение в график отпусков работников, находящихся на момент его состаления в отпусках с последующим увольнением. Прекращение трудовых отношений с указанными работниками по окончании отпуска неизбежно и возможности использовать в следующем календарном году еще один ежегодный оптуск у них уже не будет. Тем не менее, необходимо отметить, что в разъяснениях специалистов Роструда можно встретить точку зрения о необходимости включения в график отпусков и таких работников.

В-третьих, формально нет оснований для включения в график отпусков дистанционных работников, выполняющих дистанционную работу на постоянной основе в соответствии с трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору. Согласно части четвертой ст. 312.4 ТК РФ порядок предоставления отпусков таким работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором. То есть общий порядок предоставления отпусков (в том числе и норма части первой ст. 123 ТК РФ) на таких работников не распространяется. Однако Роструд настаивает на включении в график в том числе и указанных работников.

На практике можно также встретить точку зрения об отсутствии у работодателя необходимости включать в график отпусков совместителей. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Однако следует иметь в виду, что из-за несовпадения рабочих годов на работе по основному месту и по совместительству может возникнуть ситуация, когда до окончания рабочего года по совместительству у работника не будет отпуска по основному месту работы. В такой ситуации предоставить отпуск по совместительству все равно будет необходимо.

Даже если работник принят по основному месту работы и по совместительству одновременно, это не значит, что даты окончания рабочих годов в дальнейшем не разойдутся. Например, работник по основному месту работы уйдет в отпуск по уходу за ребенком, а по совместительству продолжит работать.

В связи с этим работников-совместителей также следует включать в график отпусков, а их отпуск целесообразно относить на конец их рабочего года. Для внутренних совместителей следует отдельно указывать периоды использования ими отпусков по основному месту работы и по совместительству.

Неочевидной также будет и ситуация с включением в график отпусков лиц, с которыми на момент составления графика у работодателя уже заключен трудовой договор, но которые еще не приступили к работе. Формально работниками такие граждане еще не являются, трудовых отношений с ними у работодателя нет. Более того, такие отношения могут и не возникнуть, если трудовой договор будет аннулирован. Тем не менее, поскольку вероятность такого развития событий обычно невелика, представляется целесообразным для работодателя все же включать указанных лиц в график отпусков.

Какие отпуска включаются в график?

По смыслу ст. 123 ТК РФ в графике отпусков отражаются только ежегодные оплачиваемые отпуска работников. Отпуска без сохранения заработной платы, длительные отпуска педагогических работников и иные виды времени отдыха работников в графике отпусков не отражаются, даже если они были заранее запланированы сторонами.

В то же время дополнительные отпуска как часть ежегодного оплачиваемого отпуска (см. ст. 120 ТК РФ) должны быть включены в график отпусков. Отдельного внимания заслуживает дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда. Такой отпуск также подлежит включению в график отпусков. Однако его особенность заключается в том, что этот отпуск предоставляется пропорционально времени, отработанному работником во вредных условиях труда. Поэтому работодатель не может заранее знать, на какую часть этого отпуска работник приобретет право к той или иной дате. Рекомендуем указывать в графике отпуск полной продолжительности и при этом сделать примечание о том, что, если ко дню начала отпуска сотрудник отработает во вредных условиях менее 11 месяцев, дополнительный отпуск будет предоставлен ему пропорционально отработанному времени. Если в организации применяется форма Т-7, для этого может быть использована графа 10.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. Такие разъяснения приведены в письме Роструда от 08.06.2007 N 1921-6. График отпусков представляет собой план того, кто и когда в течение календарного года пойдет в отпуск. Поэтому включению в график подлежат все отпуска, предоставление которых запланировано в соответствующем году: как отпуска, положенные работникам за текущий рабочий год, так и неиспользованные отпуска прошлых лет. В то же время установленные графиком сроки можно изменить по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные работниками дни отпуска за прошлые периоды. Представлена такая точка зрения и в судебной практике (определение Вологодского облсуда от 05.10.2012 N 33-4157/2012). Минтруд России на вопрос о необходимости включения отпусков за прошедшие периоды в график ответил, что поскольку в ТК РФ форма и содержание графика отпусков, а также порядок оформления предоставления работнику отпуска не конкретизированы, работодатели вправе закрепить эти моменты локальным нормативным актом (письмо от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17850).

Распределение отпусков внутри графика

При составлении графика работодателю необходимо помнить, что в норме части первой ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, речь идет о рабочих годах. Таким образом, формального включения отпуска работника в график на календарный год недостаточно для исполнения требования о ежегодном предоставлении отпуска. Необходимо, чтобы отпуск за определенный рабочий год был предоставлен до окончания этого года.

У работодателя нет необходимости соблюдать хронологический порядок предоставления отпусков. Например, отпуск за текущий рабочий год может быть поставлен в графике раньше, чем неиспользованные отпуска за предыдущие рабочие годы.

Изменение графика отпусков

На практике нередко возникают случаи, когда содержащаяся в графике отпусков информация теряет свою актуальность и полноту в течение соответствующего календарного года. Может измениться дата предоставления отпуска, его продолжительность, на работу могут быть приняты новые сотрудники, которым также планируется предоставить отпуск в текущем календарном году.

Формально трудовое законодательство не требует внесения в график отпусков изменений и даже не упоминает о такой возможности. Тем не менее, контролирующие и судебные органы признают допустимость таких действий работодателя, а нередко и настаивают на их необходимости.

В первую очередь следует отметить, что в отдельных случаях возможность использования отпуска не в установленные графиком отпусков даты прямо предусмотрена трудовым законодательством. При определенных условиях отпуск может быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ), работник может быть отозван из отпуска с последующим предоставлением неиспользованной части в удобное для него время (ст. 125 ТК РФ). В некоторых случаях часть уже запланированного отпуска может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Статья 127 ТК РФ предусматривает возможность предоставления работнику отпуска с последующим увольнением, сроки использования которого также совсем не обязательно совпадут с зафиксированными в графике.

Однако дата отпуска может быть изменена и в том случае, если напрямую в законе такая возможность не оговорена, - вопрос только в порядке такого изменения. Как уже подчеркивалось выше, утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому работодатель не вправе в одностороннем порядке менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость. Тем не менее, по соглашению сторон отпуск может быть использован работником в сроки, отличные от тех, которые были зафиксированы в графике отпусков.

Нужно ли во всех этих случаях отражать изменения сроков предоставления отпуска в графике отпусков? Законодательство напрямую такого требования не устанавливает. Тем не менее, практически во всех консультациях специалистов Роструда по этому вопросу содержится тезис о наличии такой необходимости (см. ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ"). 

Во избежание возможных претензий контролирующих органов и для того, чтобы графиком отпусков действительно можно было пользоваться как инструментом контроля использования работниками отпусков, отражение в графике актуальной информации о сроках предоставления отпуска (а значит, и внесение в график отпусков соответствующих изменений) представляется целесообразным.

Это же касается и случаев, когда изменяется число дней используемого работником отпуска (в связи с изменением его продолжительности или заменой части отпуска денежной компенсацией). Указание на необходимость внесения изменений в график в таких случаях также имеется в ответах Роструда.

Изменение графика отпусков также возможно и целесообразно в целях устранения допущенных при его составлении нарушений. Например, если нужно отменить неправомерное, без согласия работника, разделение отпуска на части.

Вопрос о порядке внесения соответствующих изменений нормативно, очевидно, также не урегулирован. Работодатель может утвердить такую форму графика отпусков, которая предполагает возможность отражения ряда изменений непосредственно в ней самой. Например, в форме Т-7 имеются графы для отражения фактической даты использования отпуска, переносов отпусков с указанием основания. Графа "Примечания" также может быть использована для рассматриваемых целей. В таком случае изменения могут вноситься в график от руки (см. ответ Роструда). Работодатель также не лишен права вносить изменения в график отдельным документом или в целом утвердить график отпусков в новой редакции с учетом имевших место изменений.

Далеко не так единодушны правоприменители по вопросу о том, нужно ли отражать в графике отпусков работников принятых на работу уже после его утверждения. Среди специалистов Роструда широко распространено мнение о необходимости дополнения графика в такой ситуации. Однако нередко можно встретить и точку зрения об отсутствии у работодателя такой обязанности. Хотя сама возможность внесения в такой ситуации изменений в график под сомнение обычно не ставится.

А вот когда речь идет о работниках, которые не были включены в график отпусков ввиду их увольнения, а затем были восстановлены на работе, специалисты чаще всего настаивают на внесении в график отпусков изменений. 

Следует учитывать, что, по мнению специалистов Роструда, изменение графика отпусков происходит в том же порядке, в каком и его утверждение. То есть, если график отпусков утверждался с учетом мнения представительного органа работников, то и внесение в него изменений возможно только с соблюдением этого условия. Причем это касается в том числе и тех случаев, когда изменение происходит по согласованию с работником.

Отдельно следует упомянуть случаи продления отпуска в соответствии со ст. 124 ТК РФ. В консультациях специалистов Роструда можно встретить мнение о том, что и в этом случае в график отпусков должны быть внесены изменения. Ответ на вопрос о наличии такой необходимости будет зависеть от применяемого в организации порядка составления графика отпусков. Например, если в графике указывается только число дней отпуска и дата его начала, то отражать в нем факт продления отпуска нет необходимости: ведь ни то, ни другое от продления отпуска не изменится. Если же в графике указывается конкретный период использования отпуска (то есть как дата начала, так и дата окончания отпуска), то тогда отражение реального периода использования отпуска, как и в ранее рассмотренных случаях изменения приведенной в графике отпусков информации, представляется целесообразным.