Ульяновская областная организация
Главная / Деятельность / Кадры и аттестация работников

КОНСУЛЬТАЦИЯ № 12: Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2017 года

Пресс-служба Профсоюза. 03.07.2017 Печать

Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг.

По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи.

Копия трудовой может понадобиться, если её попросил работник либо организация может оформить её для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала. 

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые организация передает работникам или в какие-либо сторонние организации.

Каждый разворот трудовой книжки копируется на отдельном листе бумаги А4. На первом листе ставится отметка «Копия», на последнем вносится отметка о том, что копия заверена. 

Если оформляется копия для внутреннего пользования, вносится запись «Верно», а строчкой ниже вписывается должность работника, который подготовил документ, а также его подпись и расшифровка Ф.И.О.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: 

Копия для работника оформляется в течение трёх рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ).

Если книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметка о заверении оформляется следующим образом:

Под записью «Верно» и подписью ответственного работника делается отметка о том, где хранится копия документа (например, «Подлинник находится в отделе кадров»).  

В копиях ставится печать организации, если она имеется.

Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, нумеруются все листы и сшиваются.

Для скрепления листов наносится наклейка с надписью: «Верно. Прошито и пронумеровано _ листов». Затем проставляется дата и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri.

В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось – всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа.

Это реквизит новый. Он указывается на документе, если информацию в нём разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание. Гриф ставится в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями, но только в том варианте, который прописан в регламенте по делопроизводству.

Адресат.

В бланк вносится адрес электронной почты, если письмо отправляется через Интернет. Причём если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения.

Реквизит отражается следом за наименованием организации в бланках писем и документов подразделений (например, филиалов, представительств и т. д.). По стандарту реквизит записывается прописными буквами (например, «СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ – ДЕТСКИЙ САД СЕЛА ИВАНОВКА»).

Автор документа.

Реквизит ставится после наименования организации в бланках руководителей организаций Ульяновской области либо муниципальных образований. Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи.

Документы на бумаге и электронные – равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, её надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные.

Например,

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа00000000000111

Владелец Иванов Иван Иванович

Действителен с 01.12.2016 по 01.12.2017

Источник: Ульяновская областная организация Профсоюза с использованием материалов газеты "Учёт. Налоги. Право" от 30.06.2017

Новые публикации раздела

10 авгВ 2021 году также начнется введение новых должностей и квалификационных категорий: учитель-методист, учитель-наставник.
29 июляМинистерство труда и социальной защиты Российской Федерации указало, что работник не может вернуться к ведению трудовой книжки после отказа от неё
9 июняС 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа
9 июняВладимир Путин подписал закон о внесении изменений в статьи 46 и 108 ФЗ "Об образовании в РФ". Теперь от педагогов с большим стажем и заслугами не будут требовать дипломы о наличии профильного образования.
20 маяДополнительные разъяснения об аттестации педагогических кадров в сложившихся условиях
12 маяПисьмо Минпросвещения России и Общероссийского Профсоюза образования № ВБ-993/08/221 от 08.05.2020
29 апрВ рамках реализации закона «О статусе педагога» завершился конкурсный отбор на присвоение категорий педагог-наставник, педагог-методист и педагог- исследователь

432980, г. Ульяновск, ул. Кузнецова, 20

+7 8422 41-85-45