Вопрос:  Командированный работник снял номер в гостинице, стоимость которого выше стоимости номера, забронированного организацией. Необходимо ли полностью возместить расходы на проживание? 

Ответ: Работодатель обязан оплатить документально подтвержденные расходы работника на проживание в служебной командировке в размере, не превышающем лимита, установленного локальным нормативным актом организации.

Обоснование: Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

Так, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Коллективным договором, локальным нормативным актом устанавливаются порядок и размеры возмещения расходов при командировках работникам других организаций.

В этих актах могут также определяться: срок, когда работнику выплачиваются денежные средства на командировку; порядок приобретения проездных документов; право работника отказаться от поездки в командировку, например, при невыдаче или несвоевременной выдаче денежных средств на командировку; о своевременности представления авансового отчета об израсходованных суммах и т.д. Размеры расходов на проезд, наем жилого помещения, суточные устанавливаются с учетом имеющихся у работодателя возможностей.

В настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемые на локальном уровне.

Если работник по возвращении из служебной командировки документально подтвердил расходы на наем жилья в пределах лимита, установленного в локальном нормативном акте, у работодателя нет законных оснований не возмещать понесенные расходы на проживание.