Что такое служебная командировка?

Правильно, поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Определение дано в ст. 166 Трудового кодекса РФ, поэтому вопросов не вызывает.

Кстати, не являются командировками служебные поездки работников, которые постоянно работают в пути (например, проводников на железнодорожном транспорте) или которым установлен разъездной характер работы, а также поездки работников на вахту.

Как же следует действовать при направлении в командировку и оформлении командировочных документов?

Разберем все по этапам.

Этап 1.

Прежде всего, работодателю следует убедиться, что работника вообще можно направить в командировку.

ВНИМАНИЕ:

Запрещено направлять в командировку (даже с их согласия):

- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- несовершеннолетних (ст. 268 ТК РФ).

Единственное исключение: данный запрет не распространяется на несовершеннолетних, относящихся к творческим работникам, а также профессиональным спортсменам (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Этап 2. 

Получаем письменное согласие работника (если требуется).

У отдельных категорий работников предварительно (до издания приказа о направлении в командировку) требуется получить письменное согласие на командировку. К ним относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

ВНИМАНИЕ:

Однако для направления подобных сотрудников только письменного согласия недостаточно. У них также должны отсутствовать противопоказания по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. Причем работодатель обязан письменно уведомить этих работников о праве на отказ от направления в командировку.

Таким образом, если речь идет именно о таком работнике, то работодателю следует:

- письменно уведомить работника о его праве отказаться от командировки;

- получить письменное согласие работника на его направление в командировку;

- получить от работника медицинское заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний по состоянию здоровья для направления в командировку.

Этап 3.

Издаётся приказ о направлении работника в командировку.

ВНИМАНИЕ:

С 8 января 2015 года процедура оформления командировки заметно упрощена: теперь не обязательно составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении.

Что касается подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке, то для этих целей следует использовать проездные документы, а в случае использования работником личного транспорта – служебную записку. Конечно, с приложением путевого листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и других документов, подтверждающих маршрут следования транспорта.

В июле 2015 года Правительство РФ конкретизировало варианты подтверждения работником срока нахождения в командировке.

Так, служебной запиской можно подтверждать проезд к месту командировки и обратно:

- на личном транспорте;

- на транспорте работодателя;

- на транспорте третьих лиц.

Кроме того, Правительство РФ определило, что если у работника отсутствуют проездные документы, то для подтверждения фактического срока пребывания в командировке он может использовать документы по найму жилого помещения в месте командирования.

Если же и эти документы работник представить не может, то на помощь опять приходит служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащей подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командировки.

Справедливости ради отметим, что большинство работодателей посчитали нужным придерживаться прежнего порядка: они не стали вносить изменения в свои локальные положения, а формы документов будут утверждать в составе бухгалтерской учетной политики на следующий календарный год. Пожалуй, этот подход на сегодняшний день наиболее оптимальный.

Если вы все же перешли на упрощенный порядок, то вам достаточно зафиксировать цель и даты командировки в приказе о направлении работника в командировку. В нем следует указать: наименование работодателя, Ф. И. О. и должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, место, срок и цель командировки, основание издания приказа. В основание издания приказа можно приводить реквизиты документа, исходя из которого формулируется цель командировки. Например, это может быть приказ о назначении проверки в филиале организации, приглашение на конференцию, полученное из другой организации, и др.

С приказом о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под роспись.

Этап 4.

Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения). Для этого бухгалтер составляет соответствующую смету (расчет) исходя из предполагаемой продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации.

Этап 5.

Информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

И еще одно изменение 2015 года:

Правительство РФ в постановлении от 29.07.2015 № 771 исключило из Положения пункт 8, устанавливающий что порядок и формы учёта работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом России. Но сам приказ Минздравсоцразвития России не отменен.

Этап 6.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в т. ч. и в период командирования.

При заполнении табеля учета рабочего времени дни, приходящиеся на период командировки, отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается (при работе в выходной день используется дополнительный код «РВ»).

Этап 7.

По возвращении сотрудника из командировки важно определить фактический срок его пребывания в поездке.

Это позволит вам:

- пересчитать суммы командировочных расходов (если срок командировки оказался длиннее или короче первоначально запланированного);

- подтвердить целевое расходование аванса, выданного работнику.